Kitas haben besondere Herausforderungen im Umgang mit Kinderfotos. Im Unterschied zu Schulen finden in Kindertagesstätten täglich Foto-Dokumentationen statt – für Portfolios, Entwicklungsbögen und die Elternkommunikation. Eltern wollen am Kita-Allag teilhaben, Erzieher dokumentieren Entwicklungsschritte, und die DSGVO gilt uneingeschränkt auch für Kindertagesstätten.
Dieser Leitfaden adressiert die spezifischen Bedürfnisse von Kitas, Trägern und Erziehern – mit Fokus auf Portfolio-Arbeit, jüngere Kinder und den besonderen Schutzbedarf in Kindertagesstätten.
Rechtliche Grundlagen für Kitas
Die DSGVO gilt uneingeschränkt auch für Kindertagesstätten:
- Kinder sind besonders schutzbedürftig (Art. 8 DSGVO)
- Träger fungieren als "Verantwortlicher" im Sinne der DSGVO
- Erzieher als Beschäftigte mit besonderer Sorgfaltspflicht
Kita-spezifische Herausforderungen:
- Jüngere Kinder (0-6 Jahre) – Eltern müssen immer einwilligen
- Portfolio-Arbeit als zentrales pädagogisches Instrument
- Tägliche Dokumentation vs. gelegentliche Schulfotos
- Kleinere Gruppen = intensivere Betreuung und Dokumentation
Typische Risiken in Kitas
Häufige Datenschutzprobleme:
- Aushänge in öffentlich zugänglichen Bereichen (Eingangsbereich, Flure)
- WhatsApp-Gruppen für Elternkommunikation mit Fotos
- Private Geräte von Erzieher:innen für Aufbewahrung
- Ungesicherte Cloud-Speicher (Google Drive, Dropbox)
- Fehlende Einwilligungen für Portfolio-Arbeit
Besondere Kita-Risiken:
- Bring- und Abholsituation: Andere Eltern sehen Fotos
- Offene Gruppenräume: Fotos für alle sichtbar
- Praktikanten und Aushilfen: Unklare Verantwortlichkeiten
- Feste und Veranstaltungen: Viele externe Personen
Kita-Portfolio und DSGVO
Was ist Portfolio-Arbeit?
Portfolio-Arbeit dokumentiert die Entwicklung des Kindes durch Fotos, Basteleien und Beobachtungen. Sie ist pädagogisch wertvoll und in vielen Kitas Standard – aber auch sie unterliegt der DSGVO.
DSGVO-konforme Portfolio-Gestaltung:
- Einwilligung erforderlich: Auch für interne Portfolio-Arbeit müssen Eltern einwilligen
- Zweckbindung beachten: Portfolio ≠ Elternkommunikation (getrennte Einwilligungen)
- Sichere Aufbewahrung: Portfolios nicht frei zugänglich in Gruppenräumen
- Mitnahme bei Wechsel: Eltern haben Anspruch auf ihr komplettes Portfolio
Digitale vs. analoge Portfolios:
📁 Analog
Physische Ordner, schwer zu kopieren, aber verlierbar und begrenzter Platz
💻 Digital
Einfache Sicherung und Backups, aber höhere technische Anforderungen
✓ Best Practice für Kitas:
- 1. Separate Einwilligung für Portfolio-Arbeit einholen
- 2. Sichere Aufbewahrung (abschließbare Schränke/verschlüsselte Speicher)
- 3. Klare Regelungen für Praktikanten und Aushilfen
- 4. Portfolio bei Kita-Wechsel vollständig mitgeben
Sichere Lösung für Kitas
Ein geschlossenes Elternportal bietet Kitas eine DSGVO-konforme Lösung für die Foto-Weitergabe:
Ein geschlossenes Elternportal bietet:
- Gruppenbasierte Zugriffe (nur eigene Gruppe sichtbar)
- Keine öffentliche Verfügbarkeit
- Vollständige Kontrolle über Inhalte
- Portfolio-Integration möglich
- DSGVO-konforme Speicherung auf deutschen Servern
KinderAlbum für Kitas:
KinderAlbum ist speziell für Bildungseinrichtungen entwickelt und eignet sich besonders für Kitas:
- Gruppenbasierte Organisation (statt Klassen)
- Portfolio-Funktionen für Entwicklungsdocumentation
- Eltern sehen nur ihr eigenes Kind
- Deutsche Server und volle DSGVO-Compliance
- Einfache Bedienung für Erzieher
Vorteile für Kita-Träger:
- • Einheitliche Lösung für alle Einrichtungen
- • Zentrale Verwaltung und Kontrolle
- • Rechtssicherheit für alle Standorte
- • Kosteneffizienz durch Skalierung
Praktische Umsetzung in der Kita
Tagesablauf DSGVO-konform gestalten:
1. Morgenkreis
Fotos nur von einwilligenden Kindern machen
2. Freispiel
Gruppenfotos nur wenn alle eingewilligt haben
3. Basteln/Malen
Werke für Portfolio fotografieren (mit Einwilligung)
4. Ausflüge
Besondere Vorsicht bei öffentlichen Orten
5. Abholzeit
Fotos nicht für andere Eltern sichtbar auslegen
Erzieher-Schulung wichtig:
- Alle Erzieher müssen DSGVO-Grundlagen kennen
- Klare Anweisungen für Foto-Situationen
- Regelmäßige Auffrischung der Kenntnisse
- Praktikanten und Aushilfen bei Eintritt einweisen
Häufig gestellte Fragen
Q:Brauche ich für jedes Kita-Foto eine Einwilligung?
A:Ja, für jedes Foto, auf dem ein Kind erkennbar ist, benötigen Sie eine Einwilligung der Eltern gemäß Art. 6 und Art. 8 DSGVO. Dies gilt auch für Portfolio-Arbeit und interne Dokumentation. Ausnahme sind Fotos, bei denen Kinder nicht erkennbar sind (z.B. Rückenansichten, verpixelte Gesichter).
Q:Darf ich Kita-Fotos für Werbung verwenden?
A:Nur mit expliziter Einwilligung für diesen Zweck. Werbung ist ein anderer Zweck als Portfolio oder Elternkommunikation und erfordert eine separate Zustimmung. Die Einwilligung muss konkret auf 'Verwendung für Marketingmaterialien/Werbung' hinweisen. Eine pauschale Einwilligung für 'alle Zwecke' reicht hier nicht aus.
Q:Was ist mit Fotos bei Kita-Festen?
A:Bei Festen sind oft externe Personen anwesend. Hier ist besondere Vorsicht geboten. Informieren Sie alle Anwesenden vorab über Foto-Regeln, holen Sie entsprechende Einwilligungen ein und weisen Sie darauf hin, dass keine Fotos in sozialen Medien veröffentlicht werden dürfen, auf denen andere Kinder zu sehen sind.
Q:Wie lange darf ich Kita-Fotos speichern?
A:Die Speicherdauer muss in der Einwilligung angegeben werden (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Für Portfolio-Arbeit ist üblicherweise die gesamte Kita-Zeit bis zum Eintritt in die Schule. Für andere Zwecke (z.B. Ausflüge, Feste) sind kürzere Fristen üblich. Nach Ablauf der Frist oder bei Kita-Wechsel müssen alle Fotos gelöscht werden.
Q:Was mache ich mit Portfolios bei Kita-Wechsel?
A:Portfolios gehören den Eltern und müssen bei Wechsel vollständig ausgehändigt werden. Die ursprünglichen Einwilligungen decken nur die Aufbewahrungszeit in der Kita ab. Kopien dürfen nicht in der Kita verbleiben, es sei denn, es gibt eine separate Einwilligung für anonymisierte Beispiele zur Fortbildung.
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