Das Missverständnis, das Vereine teuer zu stehen kommt
Viele Vorstände glauben, die DSGVO sei ein Thema für Unternehmen und Behörden. Sie gilt für den Verein genauso, ohne Rabatt für Ehrenamt oder Gemeinnützigkeit. Ein Verein ist eine juristische Person und damit Verantwortlicher nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
Die zweite Verwechslung ist noch häufiger: Datenschutz und Recht am eigenen Bild sind zwei verschiedene Baustellen. Für das Anfertigen eines Fotos gilt die DSGVO. Für das Veröffentlichen gilt zusätzlich das Kunsturhebergesetz. Wer nur an eines von beiden denkt, hat die halbe Prüfung gemacht.
Wer ist im Verein verantwortlich?
Verantwortlicher ist der Verein selbst, vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB. Das hat zwei praktische Folgen. Erstens richtet sich ein Bußgeld gegen den Verein und damit gegen die Vereinskasse, nicht gegen die Person, die fotografiert hat. Zweitens handelt jede Trainerin, jeder Jugendleiter und jeder Übungsleiter im Auftrag des Vereins, sobald er im Vereinskontext fotografiert.
Deshalb ist der Umgang mit Fotos eine Vorstandsaufgabe und keine Frage des persönlichen Geschmacks einzelner Betreuender. Der Verein legt die Regeln fest, sammelt die Einwilligungen und trägt das Risiko. Für ehrenamtliche Vorstände begrenzt § 31a BGB die persönliche Haftung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, das schützt aber nicht den Verein.
Was der Vorstand mindestens regeln muss
- Wer im Namen des Vereins fotografieren darf und wer nicht
- Auf welchem Gerät Vereinsfotos gespeichert werden, und wie lange
- Über welchen Weg Fotos an Mitglieder und Eltern gehen
- Wer die Einwilligungen sammelt und wo sie nachweisbar liegen
- Wie ein Widerruf umgesetzt wird, technisch und organisatorisch
Zwei Prüfungen, nicht eine
Das ist der Punkt, an dem die meisten Vereinsanleitungen im Internet unsauber werden. Anfertigen und Veröffentlichen sind rechtlich zwei getrennte Schritte mit zwei getrennten Grundlagen.
Schritt 1: das Foto anfertigen (DSGVO)
Ein Foto, auf dem eine Person erkennbar ist, ist ein personenbezogenes Datum. Sie brauchen eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO. In Vereinen kommen praktisch zwei in Frage: die Einwilligung (lit. a) oder das berechtigte Interesse (lit. f), etwa die Dokumentation eines Vereinsfests für die Chronik. Beim berechtigten Interesse müssen Sie abwägen und die Abwägung dokumentieren, und zwar bevor Sie fotografieren.
Schritt 2: das Foto veröffentlichen (KunstUrhG)
Für die Verbreitung von Bildnissen gilt zusätzlich das Recht am eigenen Bild. § 22 KunstUrhG verlangt grundsätzlich eine Einwilligung. § 23 Abs. 1 Nr. 3 KunstUrhG erlaubt Bilder von öffentlichen Versammlungen ohne Einwilligung, also etwa das Sommerfest oder der Tag der offenen Tür. Voraussetzung: die Veranstaltung selbst steht im Vordergrund, nicht eine einzelne Person.
Die Gegenausnahme, die bei Kindern fast immer greift
§ 23 Abs. 2 KunstUrhG nimmt die Versammlungs-Ausnahme wieder zurück, wenn ein berechtigtes Interesse der abgebildeten Person entgegensteht. Bei Kindern ist davon im Regelfall auszugehen. Praktisch heißt das: Auf die Versammlungs-Ausnahme können Sie sich bei Erwachsenen im Publikum stützen, bei erkennbaren Kindern nicht.
Mehr dazu: Gruppenfotos: Einwilligung und Datenschutz im Detail
Braucht der Verein einen Datenschutzbeauftragten?
Meistens nicht. Nach § 38 Abs. 1 BDSG greift die Pflicht erst, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Die Schwelle lag ursprünglich bei zehn Personen und wurde ausdrücklich angehoben, um gemeinnützige Organisationen zu entlasten.
Wie richtig gezählt wird
- Gezählt werden nur Personen, die tatsächlich mit Daten arbeiten, etwa Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug, Newsletter
- Ehrenamtliche zählen mit, ein Anstellungsverhältnis ist nicht nötig
- Die Zahl der Mitglieder ist irrelevant. Ein Verein mit 800 Mitgliedern und vier Aktiven in der Verwaltung liegt unter der Schwelle
- Unabhängig von der Schwelle kann Art. 37 DSGVO greifen, etwa bei umfangreicher Verarbeitung von Gesundheitsdaten, was in Sportvereinen vorkommt
Ausblick, Stand August 2026: Die Bundesregierung hat im Dezember 2025 in der Föderalen Modernisierungsagenda angekündigt, § 38 Abs. 1 BDSG aufheben zu wollen. Damit würde die 20-Personen-Schwelle wegfallen und sich die Pflicht allein nach Art. 37 DSGVO richten. Ein Referentenentwurf lag zuletzt nicht vor, und bis zur Verkündung liegen noch Ressortabstimmung, Kabinett, zwei Lesungen und der Bundesrat. Bis dahin gilt die 20-Personen-Schwelle unverändert weiter.
Fotos von Kindern und Jugendlichen
Hier liegt das eigentliche Risiko der Vereinsarbeit. Jugendabteilung, Ferienfreizeit, Gruppenstunde: überall entstehen Bilder von Minderjährigen, und dort sind die Anforderungen am höchsten.
Wer unterschreibt?
Die Personensorgeberechtigten. Sind beide Elternteile sorgeberechtigt, sollten beide unterschreiben. Ist ein Elternteil verhindert, kann es genügen, wenn das andere dessen Einverständnis bestätigt. Umgekehrt gilt: Widerruft ein Elternteil, reicht das aus, um die Nutzung zu beenden.
Ab 14 Jahren zusätzlich das Kind
Sobald Jugendliche einsichtsfähig sind, wird ihre eigene Zustimmung nötig. Als Orientierung gilt das vollendete 14. Lebensjahr. In einer Jugendmannschaft mit 15-Jährigen brauchen Sie also zwei Unterschriften pro Person: Eltern und Jugendliche.
Intern und öffentlich getrennt abfragen
Geben Sie Eltern die Wahl zwischen einer vereinsinternen Weitergabe und einer weiterreichenden Veröffentlichung. Viele stimmen dem ersten zu und dem zweiten nicht. Wer nur ein einziges Kreuz anbietet, erzwingt eine Alles-oder-nichts-Entscheidung und bekommt am Ende weniger Einwilligungen.
Bitte keine schwarzen Balken
Ein verbreiteter Reflex ist, Kinder ohne Einwilligung auf dem Gruppenbild zu verpixeln oder mit einem Balken zu überdecken. Davon ist abzuraten: Es hat eine stigmatisierende Wirkung und setzt andere Familien unter Druck, ebenfalls zuzustimmen. Die bessere Lösung ist ein Album, in dem sich einzelne Fotos gezielt ausblenden lassen, oder ein zweites Gruppenbild ohne die betroffenen Kinder.
Mehr dazu: Fotos von Kindern ohne Einwilligung: welche Folgen drohen
Der Weg entscheidet: Fotos an Mitglieder und Eltern
Nach dem Turnier oder dem Sommerfest wollen alle die Bilder. Genau an dieser Stelle wird aus einer sauberen Einwilligung ein Datenschutzverstoß, weil der Verteilweg nicht passt.
Diese Wege sind problematisch:
- WhatsApp-Gruppe: Bilder gehen an alle, liegen auf Servern außerhalb der EU und lassen sich nicht zurückholen. Ein Widerruf ist technisch nicht umsetzbar
- Offener Cloud-Link: Google Drive oder Dropbox ohne Zugriffsschutz. Jeder mit dem Link kommt hinein, auch wer ihn weitergeleitet bekommt
- Vereinswebsite ohne Passwortschutz: das ist eine Veröffentlichung, nicht ein internes Teilen, und braucht die entsprechende Einwilligung
- E-Mail an alle im CC: offenbart zusätzlich die Adressen aller Empfänger untereinander
So geht es rechtssicher:
- Zugangsgeschütztes Album pro Gruppe oder Anlass, mit Passwort oder PIN
- Server in Deutschland oder der EU, damit keine Drittlandübermittlung zu prüfen ist
- Einzelne Fotos entfernbar, damit ein Widerruf tatsächlich umsetzbar ist
- Feste Löschfrist statt eines Albums, das jahrelang online bleibt
Praktische Anleitung: Viele Bilder per Link teilen, ohne Qualitätsverlust
Muster-Einwilligung für Vereine
Der folgende Text ist eine Arbeitsgrundlage zum Kopieren und Anpassen. Entscheidend sind die vier getrennten Kreuze: Sie machen aus einer pauschalen Zustimmung eine wirksame, zweckgebundene Einwilligung und geben den Eltern eine echte Wahl.
Einwilligung in die Anfertigung und Verwendung von Fotos
Verein: ________________________________________ (Name, Anschrift)
Name des Mitglieds / des Kindes: ______________________________
Anlass: ____________________________ (z. B. Turnier, Vereinsfest, Freizeit)
Ich willige ein / Wir willigen ein, dass der Verein im Rahmen der oben
genannten Vereinsaktivität Fotos anfertigt, auf denen die oben genannte
Person erkennbar ist, und diese wie folgt verwendet:
[ ] A) Nur intern: Weitergabe ausschließlich an die Mitglieder bzw. die
Erziehungsberechtigten der beteiligten Gruppe über einen
zugangsgeschützten, passwortgesicherten Bereich.
[ ] B) Zusätzlich Veröffentlichung auf der Vereinswebsite
____________________________________ (Adresse angeben)
[ ] C) Zusätzlich Veröffentlichung in Social-Media-Kanälen des Vereins
____________________________________ (Kanäle angeben)
[ ] D) Zusätzlich Verwendung in gedruckten Vereinsmedien
(Festschrift, Aushang, Flyer)
Bitte kreuzen Sie nur an, womit Sie tatsächlich einverstanden sind. Die
Punkte gelten unabhängig voneinander. Eine Zustimmung zu A ist keine
Zustimmung zu B, C oder D.
Speicherdauer: Die Fotos werden bis zum ______________ gespeichert und
danach gelöscht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie, für die
Veröffentlichung, § 22 KunstUrhG.
Freiwilligkeit: Die Einwilligung ist freiwillig. Die Teilnahme am
Vereinsleben ist nicht von ihr abhängig.
Widerruf: Die Einwilligung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen und
ohne Nachteile für die Mitgliedschaft widerrufen werden, formlos an
________________________________ (Kontakt im Verein). Der Widerruf
wirkt für die Zukunft. Bereits erfolgte Verwendungen bleiben rechtmäßig,
die betroffenen Fotos werden nach dem Widerruf entfernt.
Bei Minderjährigen: Es unterschreiben die Personensorgeberechtigten.
Sind beide Elternteile sorgeberechtigt, sollten beide unterschreiben.
Ab dem vollendeten 14. Lebensjahr unterschreibt das Kind zusätzlich selbst.
Ort, Datum: ____________________________
Unterschrift Personensorgeberechtigte(r) 1: ____________________________
Unterschrift Personensorgeberechtigte(r) 2: ____________________________
Unterschrift des Kindes (ab 14 Jahren): ________________________________Hinweis: Dieser Text ist eine allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung. Er ersetzt keine Prüfung Ihres konkreten Falls. Bei Vereinen unter kirchlicher Trägerschaft gilt zudem nicht die DSGVO, sondern kirchliches Datenschutzrecht, siehe dazu den Leitfaden zu DSG-EKD und KDG.
So hilft KinderAlbum Vereinen
KinderAlbum ist für Gruppensituationen mit Kindern gebaut. Der Verein legt ein Album pro Anlass an, lädt die Bilder hoch und verteilt einen geschützten Link mit PIN. Kein Mitglied braucht ein Konto, und der Verein behält die Kontrolle über jedes einzelne Foto.
Was Vereine praktisch nutzen:
- Ein Album pro Anlass: Turnier, Freizeit, Vereinsfest, Jugendgruppe, jeweils getrennt
- Zugang per Link und PIN: Eltern brauchen keine Registrierung, der Link allein genügt nicht
- Einzelne Fotos ausblenden: ein Widerruf lässt sich in Sekunden umsetzen, ohne das Album zu löschen
- Download in Originalqualität: Eltern speichern die Bilder, ohne dass WhatsApp sie komprimiert
- Server in Deutschland: Hetzner Nürnberg, keine Drittlandübermittlung
- Mehrere Betreuende können in dasselbe Album hochladen
Checkliste für den Vorstand
Arbeiten Sie diese Punkte einmal für den ganzen Verein ab, danach nur noch pro Anlass:
- Foto-Regel beschlossen und im Vorstandsprotokoll festgehalten
- DSB-Schwelle geprüft: arbeiten 20 oder mehr Personen ständig mit Daten?
- Einwilligungen eingeholt, mit getrennten Kreuzen für intern und öffentlich
- Zweite Unterschrift ab 14 Jahren in der Jugendabteilung eingeplant
- Liste ohne Einwilligung geführt und an alle Übungsleitenden verteilt
- Verteilweg festgelegt, geschütztes Album statt WhatsApp oder offener Cloud
- Löschfrist gesetzt und ein Termin im Vereinskalender eingetragen
- Widerrufs-Kontakt benannt und in der Einwilligung genannt
- Datenschutzerklärung der Vereinswebsite um den Punkt Fotos ergänzt
Rechtsgrundlagen auf dieser Seite
- Art. 4 Nr. 7 DSGVO Verantwortlicher
- Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO Speicherbegrenzung
- Art. 6 Abs. 1 lit. a und lit. f DSGVO Einwilligung, berechtigtes Interesse
- Art. 7 Abs. 3 DSGVO Widerruf der Einwilligung
- Art. 8 DSGVO Einwilligung von Kindern
- Art. 37 DSGVO Benennung eines Datenschutzbeauftragten
- § 38 Abs. 1 BDSG 20-Personen-Schwelle für den Datenschutzbeauftragten
- § 22 KunstUrhG Recht am eigenen Bild, Einwilligung zur Verbreitung
- § 23 Abs. 1 Nr. 3 KunstUrhG Ausnahme für öffentliche Versammlungen
- § 23 Abs. 2 KunstUrhG Gegenausnahme bei berechtigtem Interesse der abgebildeten Person
- § 26, § 31a BGB Vertretung und Haftung des Vereinsvorstands
Stand: August 2026. Diese Seite ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Ihr Verein hat einen besonderen Träger oder eine besondere Sparte?
Für Sportvereine und für kirchliche Träger gelten Besonderheiten, die dieser allgemeine Leitfaden nur anreißt.
Häufig gestellte Fragen
Q:Gilt die DSGVO überhaupt für Vereine?
A:Ja. Ein eingetragener Verein ist eine juristische Person und damit Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Es gibt keine Ausnahme für kleine Vereine, Ehrenamt oder Gemeinnützigkeit. Sobald der Verein Mitgliederdaten verwaltet oder Fotos von Personen anfertigt, gilt die DSGVO in vollem Umfang. Nur rein private Fotos einzelner Mitglieder fallen nach Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO als Haushaltsausnahme heraus, Vereinsarbeit ist aber gerade keine private Tätigkeit.
Q:Wer haftet im Verein für einen Datenschutzverstoß?
A:Verantwortlicher ist der Verein als solcher, vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB. Ein Bußgeld richtet sich gegen den Verein und damit gegen die Vereinskasse. Vorstandsmitglieder können bei grober Pflichtverletzung zusätzlich persönlich in die Haftung geraten, für ehrenamtliche Vorstände gilt dabei die Haftungsbeschränkung nach § 31a BGB auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Wer im Verein fotografiert, handelt im Auftrag des Vereins, nicht auf eigene Rechnung.
Q:Braucht ein Verein einen Datenschutzbeauftragten?
A:Nach § 38 Abs. 1 BDSG erst, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Gezählt werden nur die Personen, die tatsächlich mit Daten arbeiten, etwa in Mitgliederverwaltung oder Beitragseinzug, und zwar Ehrenamtliche mitgezählt, nicht die Zahl der Mitglieder. Die meisten kleinen und mittleren Vereine liegen darunter. Unabhängig davon kann die Pflicht nach Art. 37 DSGVO greifen, etwa bei umfangreicher Verarbeitung von Gesundheitsdaten.
Q:Brauchen wir für jedes Vereinsfoto eine Einwilligung?
A:Nein. Für das Anfertigen von Fotos kann auch das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO tragen, etwa die Dokumentation eines Vereinsfests. Für die Veröffentlichung gilt zusätzlich das Recht am eigenen Bild nach § 22 KunstUrhG, das grundsätzlich eine Einwilligung verlangt. § 23 Abs. 1 Nr. 3 KunstUrhG lässt Bilder von öffentlichen Versammlungen ohne Einwilligung zu, wenn die Veranstaltung selbst und nicht eine einzelne Person im Vordergrund steht. Bei Kindern greift diese Ausnahme praktisch nie.
Q:Dürfen wir Fotos von Kindern auf die Vereinswebsite stellen?
A:Nur mit einer ausdrücklichen, gesondert eingeholten Einwilligung der Personensorgeberechtigten, die genau diese Veröffentlichung benennt. Sind beide Elternteile sorgeberechtigt, sollten beide unterschreiben, und der Widerruf eines Elternteils genügt, um die Veröffentlichung zu beenden. Ab 14 Jahren sollte zusätzlich das Kind selbst einwilligen. Eine Einwilligung nur für ein internes Album deckt eine Veröffentlichung im Internet nicht ab.
Q:Dürfen wir Vereinsfotos in der WhatsApp-Gruppe teilen?
A:Davon ist abzuraten. In einer Gruppe werden die Bilder unkontrolliert an alle Teilnehmenden verteilt, auf Server außerhalb der EU übertragen und lassen sich nicht mehr zurückholen. Mitglieder ohne Einwilligung sehen dann Bilder Dritter, und ein Widerruf ist praktisch nicht umsetzbar. Nutzen Sie stattdessen ein geschütztes Album, zu dem nur berechtigte Personen Zugang haben und aus dem Sie Bilder wieder entfernen können.
Q:Wie lange darf der Verein Fotos speichern?
A:So lange, wie der Zweck es erfordert, und keinen Tag länger. Der Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO verlangt eine konkrete Frist, die auch in der Einwilligung stehen sollte. Für Fotos eines Turniers oder Vereinsfests ist ein befristeter Zeitraum üblich, zum Beispiel zwölf Monate, danach werden die Bilder gelöscht. Bei Widerruf sind die betroffenen Fotos unverzüglich zu entfernen.
Q:Was passiert, wenn ein Mitglied seine Einwilligung widerruft?
A:Die Einwilligung ist nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit widerrufbar, ohne Angabe von Gründen und ohne Nachteile für die Mitgliedschaft. Der Widerruf wirkt für die Zukunft, die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Praktisch bedeutet das: Fotos von der Website und aus geteilten Alben entfernen. Deshalb sollten Vereine von Anfang an Wege nutzen, aus denen sich einzelne Bilder wieder herausnehmen lassen. Aus einer WhatsApp-Gruppe geht das nicht.