Leitfaden für Fotograf:innen, Vereine und private Nutzer
Ihre Rolle, was Sie vor dem Teilen brauchen und wie Galerien geschützt sind
Stand: 11. Oktober 2026
1. Ihre Rolle
Wenn Sie eine Galerie bei KinderAlbum betreiben, sind Sie der Verantwortliche nach der DSGVO: Sie entscheiden, welche Fotos Sie aufnehmen, hochladen und an wen Sie sie weitergeben. KinderAlbum ist Ihr Auftragsverarbeiter. Den Auftragsverarbeitungsvertrag haben Sie mit der Registrierung abgeschlossen.
| Konstellation | Verantwortlich | KinderAlbum |
|---|---|---|
| Sie fotografieren für eigene Kunden, zum Beispiel Familien | Sie | Ihr Auftragsverarbeiter |
| Ihr Verein teilt Fotos vom Sommerfest | der Verein | Auftragsverarbeiter des Vereins |
| Sie fotografieren im Auftrag einer Kita oder Schule, und die Einrichtung verteilt die Fotos | in der Regel die Einrichtung; Sie sind dann ihr Auftragsverarbeiter | Unterauftragsverarbeiter, wenn Sie KinderAlbum für die Einrichtung nutzen |
Die Abgrenzung im dritten Fall regeln Sie mit der Einrichtung. Im Zweifel fragen Sie deren Datenschutzbeauftragte.
2. Bevor Sie teilen
Bei der Registrierung haben Sie erklärt, dass für die Fotos, die Sie teilen, eine Rechtsgrundlage vorliegt. Das heißt in der Praxis:
- Kinder und Erwachsene erkennbar abgebildet: Holen Sie eine Einwilligung ein, bei Kindern von den Erziehungsberechtigten. Eine Vorlage: Muster: Einwilligung für Fotos.
- Auftrag einer Familie: Für die Daten Ihrer Vertragspartner kommt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Betracht, soweit die Verarbeitung für die Erfüllung des Auftrags erforderlich ist. Für jede weitere abgebildete Person, etwa andere Kinder auf Gruppenfotos, brauchen Sie eine eigene Rechtsgrundlage, in der Regel die Einwilligung der Eltern.
- Vereinsfeste: Informieren Sie vorab, dass fotografiert und über eine Galerie geteilt wird, und holen Sie bei erkennbar abgebildeten Kindern die Einwilligung der Eltern ein.
- Informieren Sie die Abgebildeten nach Art. 13 DSGVO und nennen Sie KinderAlbum als Auftragsverarbeiter. Die Muster-Datenschutzinformation können Sie anpassen.
3. Wie Ihre Galerien geschützt sind
- Eine Galerie ist nur mit Link und PIN (4 Ziffern) oder einem eigenen Passwort erreichbar. Nach 5 falschen Eingaben innerhalb von 15 Minuten wird ein Gerät gesperrt, nach 30 falschen Eingaben in einer Stunde der ganze Link.
- Automatisch erzeugte PINs werden für Sie lesbar gespeichert, damit Sie sie erneut nachsehen können.
- Persönliche Links je Kind: Mit QR-Karten, die Sie vor den Fotos eines Kindes fotografieren, ordnet KinderAlbum die folgenden Bilder automatisch zu. Jede Familie bekommt einen eigenen Link und sieht nur die Fotos ihres Kindes und die bestätigten Gruppenfotos.
- Ein allgemeiner Galerie-Link zeigt die ganze Galerie, einschließlich der Originaldateien zum Herunterladen. Nutzen Sie ihn nur, wenn alle Empfänger alle Fotos sehen dürfen.
- Mit einem Ablaufdatum sperren Sie eine Galerie nach einer Frist. Gelöscht wird sie dadurch nicht; löschen Sie sie selbst, wenn sie nicht mehr gebraucht wird.
- Originaldateien enthalten die Metadaten der Kamera, gegebenenfalls auch den Aufnahmeort. Schalten Sie die Ortungsfunktion der Kamera ab oder entfernen Sie die Metadaten vor dem Hochladen.
4. Speichern und löschen
- Fotos, Galerien und Ihr Konto können Sie jederzeit selbst löschen. Eintrag und Originaldatei werden sofort entfernt; die Vorschaubilder werden derzeit noch nicht mit entfernt (siehe Speicher- und Löschkonzept, Abschnitt 4.1).
- Ihre Fotos können Sie jederzeit als ZIP-Datei herunterladen, auch nach Ende eines Tarifs.
- Anfragen von Abgebildeten (Auskunft, Löschung) beantworten Sie als Verantwortliche:r. KinderAlbum unterstützt Sie dabei (AVV § 8).
5. Ihre Unterlagen
Für Ihre eigene Dokumentation gelten dieselben Vertragsunterlagen wie für Einrichtungen: AVV, TOM, Unterauftragsverarbeiter, Speicher- und Löschkonzept und Hosting-Standorte und Datenflüsse.
Dieser Leitfaden gibt eine Orientierung und stellt keine Rechtsberatung dar.