Muster: Datenschutzinformation für Eltern

Information nach Art. 13 DSGVO zur Nutzung von KinderAlbum, Vorlage für die Einrichtung

Stand: 11. Oktober 2026

Diese Vorlage geben Sie als Einrichtung an die Eltern weiter, zum Beispiel zusammen mit der Einwilligung oder per Elternbrief. Die Felder in eckigen Klammern füllen Sie aus und streichen, was nicht zutrifft. Haben Sie die Daten nicht bei den Eltern selbst erhoben, gilt Art. 14 statt Art. 13 DSGVO; prüfen Sie das mit Ihrer bzw. Ihrem Datenschutzbeauftragten. Für Eltern gibt es zusätzlich die kurze Elterninfo.

Datenschutzinformation: Fotos aus [Name der Einrichtung] über KinderAlbum

Liebe Eltern,

wir teilen Fotos aus dem Alltag unserer Einrichtung mit Ihnen über die Plattform KinderAlbum. Hier informieren wir Sie, welche Daten dabei verarbeitet werden und welche Rechte Sie haben.

1. Wer ist verantwortlich?

[Name der Einrichtung bzw. des Trägers, Anschrift, Telefon, E-Mail]

Datenschutzbeauftragte:r: [Name, Kontakt]

2. Wofür verarbeiten wir die Daten?

Damit Sie Fotos aus dem Alltag Ihres Kindes in der Gruppe ansehen und herunterladen können, und um Ihre Einwilligung nachweisen zu können.

3. Welche Daten?

Fotos, auf denen Ihr Kind zu sehen sein kann, auch zusammen mit anderen Kindern
Name, Gruppe und Geburtsdatum Ihres Kindes (das Geburtsdatum ist beim Anlegen in KinderAlbum derzeit ein Pflichtfeld)
Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse, wenn Sie ein Konto anlegen
Ihre Einwilligung mit Datum und gegebenenfalls Widerruf
beim Ansehen und Herunterladen: Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung (im Protokoll der Anwendung werden IP-Adresse und Browserkennung nach 90 Tagen entfernt; in technischen Protokollen des Betreibers können IP-Adressen länger gespeichert sein)

4. Auf welcher Rechtsgrundlage?

[Die von der Einrichtung festgelegte Rechtsgrundlage eintragen, gegebenenfalls mit den landesrechtlichen Vorschriften. In der Regel:] Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung ist freiwillig. [Die Folgen einer fehlenden Einwilligung konkret beschreiben, zum Beispiel:] Wenn Sie nicht einwilligen, erhalten Sie keinen Zugang zu den Fotoalben, und Fotos, auf denen Ihr Kind erkennbar ist, nehmen wir nicht in Gruppenalben auf. Weitere Folgen hat die fehlende Einwilligung nicht. [Stützt die Einrichtung die Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), dieses Interesse hier nennen.]

5. Wer sieht die Fotos?

Die Fachkräfte unserer Einrichtung.
Eltern der Gruppe, für deren Kind eine gültige Einwilligung vorliegt. Sie sehen die veröffentlichten Alben der Gruppe. Auf Gruppenfotos können auch andere Kinder zu sehen sein, und diese Fotos sehen alle berechtigten Eltern der Gruppe.
Der Betreiber der Plattform verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO): Vadim Shchepin, KinderAlbum, Flottbeker Drift 1, 22607 Hamburg. Die Fotos werden in Deutschland gespeichert, im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Nürnberg. Einladungen und Benachrichtigungen werden über Amazon Web Services in Frankfurt versendet. Nachrichten an den Support des Betreibers werden in Google Workspace verarbeitet. Amazon und Google gehören zu US-Konzernen; eine Übermittlung in die USA ist dabei nicht ausgeschlossen und durch das EU-U.S. Data Privacy Framework abgesichert. Einzelheiten: dsgvoschulfotos.de/dokumente/unterauftragsverarbeiter.

6. Wie lange?

[Zum Beispiel: Die Alben eines Jahres löschen wir drei Monate nach Ende des Schul- bzw. Kitajahres. Verlässt Ihr Kind die Einrichtung, löschen wir seine Daten und Ihre Zuordnung.] Fotos, die Sie heruntergeladen haben, bleiben bei Ihnen.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht, können Sie ihr widersprechen (Art. 21).

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3), [in Ihrem Elternkonto, wenn wir das freigeschaltet haben, oder] formlos gegenüber unserer Einrichtung. Der Widerruf wirkt für die Zukunft; die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt rechtmäßig. Sie sehen danach keine Alben mehr. Die Plattform erkennt nicht automatisch, auf welchen Fotos Ihr Kind zu sehen ist. [Beschreiben, was die Einrichtung tut, zum Beispiel:] Fotos, auf denen Ihr Kind erkennbar ist, blenden wir für andere Eltern aus oder löschen sie, sobald uns Ihr Widerruf vorliegt.

Die Angabe Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. [Anpassen, falls die Einrichtung etwas anderes festgelegt hat.]

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei [zuständige Behörde Ihres Bundeslandes].

[Ort, Datum, Einrichtung]