Muster: Eintrag im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

nach Art. 30 Abs. 1 DSGVO, für Einrichtungen, die KinderAlbum nutzen

Stand: 11. Oktober 2026

Jede Einrichtung führt ein eigenes Verzeichnis ihrer Verarbeitungstätigkeiten. Diesen Eintrag können Sie übernehmen und anpassen. Die Felder in eckigen Klammern füllen Sie aus. Die Angaben zu KinderAlbum sind vorausgefüllt.

Feld	Eintrag
Bezeichnung der Verarbeitung	Bereitstellung von Fotos aus dem Schul- oder Kita-Alltag an die Erziehungsberechtigten über die Plattform KinderAlbum
Verantwortlicher	[Name und Anschrift der Einrichtung bzw. des Trägers]
Vertreten durch	[Leitung bzw. Geschäftsführung]
Datenschutzbeauftragte:r	[Name, Kontakt]
Zweck	Information der Eltern über den Alltag in der Einrichtung durch Fotos; Dokumentation der Einwilligungen
Rechtsgrundlage	[in der Regel Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, gegebenenfalls in Verbindung mit den landesrechtlichen Vorschriften für Schulen bzw. Kindertagesstätten]
Betroffene Personen	Kinder der Einrichtung; Erziehungsberechtigte; pädagogische Fachkräfte und Mitarbeitende
Datenkategorien	Fotos mit Metadaten; Kinder: Vorname, Nachname, Geburtsdatum (derzeit Pflichtfeld), Gruppe; Eltern: Name, E-Mail-Adresse, Zuordnung zum Kind; Einwilligungen mit Verlauf; Konten der Fachkräfte; Protokolldaten (Aktionen, Zeitpunkte, IP-Adressen)
Besondere Kategorien	[Prüfen, ob Fotos im Einzelfall besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO erkennen lassen, zum Beispiel Gesundheit oder religiöse Zugehörigkeit; KinderAlbum verarbeitet solche Daten nicht gezielt]
Empfänger	berechtigte Erziehungsberechtigte der jeweiligen Gruppe; Auftragsverarbeiter KinderAlbum (Vadim Shchepin, Flottbeker Drift 1, 22607 Hamburg) mit den Unterauftragsverarbeitern Hetzner Online GmbH (Hosting, Nürnberg), Amazon Web Services EMEA SARL (E-Mail-Versand, Frankfurt) und Google Cloud EMEA Ltd. (Support-Postfach)
Drittlandübermittlung	Drittland: USA. Speicherung ausschließlich in Deutschland. Eine Übermittlung in die USA ist beim E-Mail-Versand (Amazon Web Services) und beim Support-Postfach (Google) nicht ausgeschlossen; Grundlage: Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), zusätzlich Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO)
Löschfristen	[von der Einrichtung festzulegen, Vorschlag: Alben eines Jahres drei Monate nach Ende des Schul- oder Kitajahres; Kinder und Elternzuordnungen nach Austritt]. Siehe Speicher- und Löschkonzept
Technische und organisatorische Maßnahmen	siehe TOM von KinderAlbum; in der Einrichtung zusätzlich: [zum Beispiel Regeln zur Auswahl der Fotos, Umgang mit Fotos von Kindern ohne Einwilligung, Ortungsfunktion der Kamera abgeschaltet]
Auftragsverarbeitungsvertrag	abgeschlossen am [Datum der Registrierung oder Unterschrift], AVV
Datenschutz-Folgenabschätzung	[Ergebnis der Prüfung nach Art. 35 DSGVO durch die Einrichtung]

Dieses Muster stellt keine Rechtsberatung dar. Prüfen Sie den Eintrag mit Ihrer bzw. Ihrem Datenschutzbeauftragten.