Rollen, Rechtsgrundlage und Sichtbarkeit
Für Datenschutzbeauftragte, Schulleitungen und Träger
Stand: 11. Oktober 2026
1. Wer ist wofür verantwortlich
| Einrichtung oder Träger | KinderAlbum | |
|---|---|---|
| Rolle nach DSGVO | Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7) | Auftragsverarbeiter (Art. 28) |
| Entscheidet über | Zweck, Rechtsgrundlage, welche Fotos geteilt werden, wer Zugang erhält, Löschfristen | nichts davon; verarbeitet nur auf Weisung |
| Informiert die Eltern | ja, nach Art. 13 DSGVO (Vorlage: Muster-Datenschutzinformation) | nein |
| Holt Einwilligungen ein | ja | stellt die Funktion zur Erfassung bereit |
| Beantwortet Anfragen der Eltern | ja | unterstützt (AVV § 8) |
| Meldet Datenschutzverletzungen an die Behörde | ja, nach Art. 33 | meldet dem Verantwortlichen unverzüglich, nach Möglichkeit binnen 24, spätestens binnen 48 Stunden (AVV § 9) |
Bei einem Träger mit mehreren Einrichtungen ist der Träger der Verantwortliche. Ein AVV gilt dann für alle seine Einrichtungen.
Arbeitet eine Fotografin oder ein Fotograf im Auftrag der Einrichtung, bleibt die Einrichtung Verantwortliche. Für Fotograf:innen, die eigene Kunden bedienen, gilt der Leitfaden für Fotograf:innen und Vereine.
2. Zwei Arten zu teilen
| Elternkonten mit Einwilligung je Kind | Galerie mit Link und PIN | |
|---|---|---|
| Für | Schulen und Kitas, die Einwilligungen dokumentieren müssen | einzelne Klassen oder Gruppen, Feste, Ausflüge, Vereine |
| Zugang der Eltern | eigenes Konto | Link und PIN, kein Konto |
| Prüfung je Kind | ja, bei jedem Aufruf | nein; die Einrichtung erklärt einmal, dass eine Rechtsgrundlage vorliegt |
| Nachweis | Einwilligungsverlauf je Kind | Erklärung bei der Registrierung, mit Zeitpunkt |
Welche Art eine Einrichtung nutzt, ergibt sich bei der Registrierung aus der Antwort "eine Klasse oder Gruppe" oder "die ganze Einrichtung".
3. Wie die Plattform entscheidet, wer ein Foto sieht
Bei Elternkonten prüft die Plattform bei jedem Aufruf:
- Ist das Album veröffentlicht?
- Ist es der Gruppe zugeordnet, zu der das eigene Kind gehört?
- Liegt für das eigene Kind eine gültige Einwilligung vor?
- Ist das Foto nicht ausgeblendet?
Wichtig für Ihre Bewertung:
- Die Einwilligung steuert, ob ein Elternteil die Alben der Gruppe sehen darf. Sie steuert nicht, auf welchen Fotos ein Kind abgebildet ist.
- Die Plattform erkennt nicht, wer auf einem Foto zu sehen ist. Sie erkennt nur, wo Gesichter sind, um Fotos richtig zu drehen; Personen werden dabei nicht identifiziert.
- Ein Gruppenfoto, auf dem ein Kind ohne Einwilligung zu sehen ist, sehen alle übrigen berechtigten Eltern der Gruppe. Welche Fotos in ein Album gehören, entscheidet die Einrichtung bei der Auswahl.
- Bei einem Widerruf sehen die Eltern dieses Kindes sofort keine Alben mehr. Fotos, auf denen das Kind abgebildet ist, muss die Einrichtung ausblenden oder löschen, damit andere Eltern sie nicht mehr sehen.
4. Wer in der Einrichtung was sieht
| Rolle | Alben | Kinder, Eltern, Einwilligungen |
|---|---|---|
| Schulverwaltung | alle der Einrichtung | alle der Einrichtung |
| Fachkraft | die der eigenen Gruppen | alle der Einrichtung |
| Träger-Zugang | keine | keine; nur Einrichtungen, Nutzungszahlen, Mitarbeitende und Rechnungen |
5. Galerien mit Link und PIN innerhalb einer Einrichtung
Auch in einer Einrichtung mit Elternkonten können Fachkräfte zusätzlich Galerien mit Link und PIN anlegen. Wer Link und PIN eines allgemeinen Galerie-Links hat, sieht die ganze Galerie, ohne Einwilligungsprüfung je Kind. Die Funktion lässt sich derzeit nicht je Einrichtung abschalten. Legen Sie deshalb fest, ob und wofür Ihre Fachkräfte sie nutzen dürfen, zum Beispiel nur für Veranstaltungen mit eigener Einwilligung.
6. Wege, die Einwilligung abzubilden
Weg A: vorhandene Regelung, zum Beispiel im Betreuungsvertrag
- Die Einrichtung erfasst für jedes Kind den Status "erteilt" und vermerkt im Notizfeld die Fundstelle, zum Beispiel "Betreuungsvertrag § 7, unterschrieben am 12.08.2026".
- Die Plattform speichert, wer den Eintrag wann angelegt hat. Als Zeitpunkt gilt die Erfassung; das Datum der Unterschrift steht im Notizfeld.
Widerruf durch die Eltern selbst
Die Einrichtung kann einstellen, dass Eltern ihre Einwilligung selbst im Elternkonto erteilen und widerrufen dürfen. Ist das nicht eingestellt, erfasst die Einrichtung den Widerruf. Eine Begründung ist für Eltern freiwillig.
Weg B: eigene Einwilligung für die Plattform
- Die Plattform erstellt pro Kind ein druckbares Einwilligungsformular, oder Eltern geben die Einwilligung nach der Registrierung selbst im Browser.
- Die Einwilligung ist unabhängig vom Betreuungsvertrag und jederzeit widerruflich.
- Eine Vorlage für den Text: Muster: Einwilligung für Fotos.
7. Fragen, die nur der Verantwortliche entscheiden kann
- Freiwilligkeit: Ist die Zustimmung als Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ausgestaltet, und kann eine Familie den Betreuungs- oder Schulvertrag ohne sie abschließen (Art. 7 Abs. 4 DSGVO)?
- Reichweite: Deckt eine vorhandene Regelung die Bereitstellung über eine Online-Plattform eines Auftragsverarbeiters ab?
- Widerruf: Wie widerrufen Eltern, und wer erfasst den Widerruf in der Plattform?
- Gruppenfotos: Wie geht das Team mit Fotos um, auf denen Kinder ohne Einwilligung zu sehen sind? Unser Vorschlag: nicht in Gruppenalben aufnehmen.
- Information der Eltern: Die Information nach Art. 13 DSGVO sollte KinderAlbum als Empfänger nennen.
- Galerien mit Link und PIN: Dürfen Fachkräfte sie nutzen (Abschnitt 5)?
- Datensparsamkeit: Das Geburtsdatum des Kindes ist beim Import derzeit technisch erforderlich; bis zu einer Änderung muss ein Datum angegeben werden. Halten Sie es für nicht erforderlich, teilen Sie uns das mit.
Diese Darstellung beschreibt die technische Funktionsweise und stellt keine Rechtsberatung dar. Die rechtliche Bewertung liegt beim Verantwortlichen.